THÔNG BÁO VỀ VIỆC BẢO VỆ VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN NHẰM CẢI THIỆN CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ

NOTICE OF PERSONAL DATA PROTECTION AND PROCESSING TO IMPROVE SERVICE QUALITY

Điều 1. Định nghĩa và giải thích từ ngữ

Article 1. Interpretation of terms

Carpa: là Công ty Cổ phần thương mại Carpa Việt Nam có mã số thuế là 0104957749, đăng ký lần đầu ngày 19 tháng 10 năm 2010, đăng ký thay đổi lần thứ 10 ngày 13 tháng 08 năm 2018.

Carpa refers to Carpa Commercial Vietnam Joint Stock Company, which with tax code of 0104957749, first registered on October 19, 2010, registered for the 10th time on August 13, 2018.

• Thông báo về việc bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân (“Thông báo”): là Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân được Carpa thông báo cho Khách hàng đối với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của Khách hàng tại Carpa.

Notice of Personal Data Protection and Processing (“Notice”) refer to Notice of Personal Data Protection and Processing that is notified by Carpa to Customer in respect of the activity of Customer personal data Protection and processing at Carpa.

• Khách hàng (“KH”): là cá nhân sử dụng các sản phẩm, dịch vụ do Carpa cung cấp.

Customer refers to the individual using products and services provided by Carpa.

• Hợp đồng mua bán, dịch vụ: là các hợp đồng, thỏa thuận bằng văn bản được ký kết giữa Carpa với Khách hàng kể cả các phụ lục, tài liệu, văn bản đính kèm hợp đồng, thỏa thuận này là cơ sở để Carpa cung cấp Sản phẩm, dịch vụ cho, bao gồm nhưng không giới hạn hợp đồng mua bán, hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng Partner, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thuê máy ……(hoặc mẫu biểu có tên gọi tương đương),…

Sale and service contracts refer to written contracts and agreements between Carpa and the Customer, also including the related appendices, documents, and other attachments, this agreement is the basis for which Carpa provides Products and Services for the Customer. Whereby, the Sales and Services contract, including but not limited to sales contracts, principle contract, Partner contract, service contract, Rental Contract (or other forms with similar names), etc.

• Sản phẩm, dịch vụ: là các sản phẩm dịch vụ mà Carpa thực hiện, cung cấp cho khách hàng theo Giấy chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp được cấp phép bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội, bao gồm nhưng không giới hạn bán máy, cho thuê máy, cung cấp dịch vụ…..

Products and services refer to the products and services Carpa provides to the Customer based on Certificate of Business Registration issued Hanoi Authority for Planning and Investment, including but not limited to sale of machines, rental machines, services provision , etc.

• Dữ liệu cá nhân: là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự trên môi trường điện tử gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể.

Personal data refers to information in the form of symbols, characters, numbers, images, audio or similar forms in the electronic environment, directly related to or can be used to identify a specific individual.

• Dữ liệu cá nhân cơ bản: Họ, chữ đệm và tên khai sinh, tên gọi khác (nếu có); ngày, tháng, năm sinh; giới tính; nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh, nơi thường trú, nơi tạm trú, nơi ở hiện tại, quê quán, địa chỉ liên hệ, quốc tịch, số điện thoại, số chứng minh nhân dân, số định danh cá nhân, số hộ chiếu, các thông tin khác gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể mà không phải là dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

General personal data refers to last name, middle name, and first name according to the birth certificate (if any); date of birth; gender; place of birth, birth certificate issuing place, permanent and temporary address, current address, place of origin, and contact address; nationality, phone numbers, ID card number, personal identification number, passport number, other information directly related to or can be used to identify a specific individual that is not categorized as sensitive personal data.

• Xử lý dữ liệu cá nhân: là một hoặc nhiều hoạt động tác động tới dữ liệu cá nhân, như thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu cá nhân hoặc các hành động khác có liên quan.

Personal data processing refers to an activity or activities that deal with personal data such as collecting, recording, analyzing, confirming, archiving, editing, disclosing, combining, accessing, tracing, retrieving, encrypting, decrypting, copying, sharing, transmitting, providing, transferring, deleting, and destroying personal data or taking other related actions.

• Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân: là tổ chức, cá nhân quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân.

Personal Data Controller refers to an organization or individual who determines the purposes and means of personal data processing.

• Bên xử lý dữ liệu cá nhân: là tổ chức, cá nhân thực hiện việc xử lý dữ liệu thay mặt cho Bên Kiểm soát dữ liệu, thông qua một hợp đồng hoặc thỏa thuận với Bên Kiểm soát dữ liệu.

Personal Data Processor refers to an organization or individual who processes data on behalf of the Personal Data Controller via a contract or agreement with the Personal Data Controller.

• Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân: là tổ chức, cá nhân đồng thời quyết định mục đích, phương tiện và trực tiếp xử lý dữ liệu cá nhân.

Personal Data Controller-cum-Processor refers to an organization or individual who determines the purposes and means of personal data processing and also directly processes personal data.

• Bên thứ ba: là tổ chức, cá nhân ngoài Chủ thể dữ liệu, Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Xử lý dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân được phép xử lý dữ liệu cá nhân.

Third party refers to an organization or individual other than the Data Subject, the Personal Data Controller, the Personal Data Processor, and the Personal Data Controller-cum-Processor who has the authority to process personal data.

• Xử lý dữ liệu cá nhân tự động: là hình thức xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện bằng phương tiện điện tử nhằm đánh giá, phân tích, dự đoán hoạt động của một con người cụ thể, như: thói quen, sở thích, mức độ tin cậy, hành vi, địa điểm, xu hướng, năng lực và các trường hợp khác.

Automated personal data processing refers to a form of personal data processing performed by electronic devices to assess, analyze and predict an individual’s activities, specifically: habits, preferences, reliability, behaviors, location, trends, capabilities and other scenarios.

Điều 2. Xử lý dữ liệu cá nhân

Article 2. Personal data processing

2.1. Thu thập dữ liệu cá nhân:

Personal data collection:

Carpa (bao gồm cả Bên xử lý dữ liệu được Carpa sử dụng) có thể thu thập dữ liệu cá nhân của Khách hàng trong quá trình Carpa cung cấp các Sản phẩm, dịch vụ cho Khách hàng và/hoặc khi Khách hàng yêu cầu từ các nguồn cung cấp dữ liệu khác nhau, bao gồm nhưng không giới hạn:

Carpa (including the Data processor that Carpa collaborates with) may collect Customer’s personal data during Carpa’s provision of products and services to Customer, and/or when the Customer requests, from a variety of sources, including but not limited to:

1. Từ các thông tin mà Khách hàng cung cấp cho Carpa theo các Hợp đồng mua bán, dịch vụ, hoặc theo các văn bản/tài liệu khác, hoặc theo các chương trình khảo sát, chương trình khuyến mại mà Khách hàng tham gia.

From the information provided by the Sale and service contracts or in other documents, or when taking part in customer surveys and promotions.

1. Thông qua các trao đổi bằng lời nói, văn bản giữa Khách hàng với Carpa và/hoặc giữa Khách hàng với các tổ chức/đại lý được Carpa ủy quyền, hợp tác.

Through verbal and written communications between the Customer and Carpa and/or between the Customer and organizations/agents that Carpa authorized and cooperated with.

1. Từ các nhà cung cấp, bên cung cấp dịch vụ, đối tác, thương nhân và các bên thứ ba, bao gồm nhưng không giới hạn các bên tư vấn về khảo sát, truyền thông mạng xã hội, tiếp thị, và các bên thứ ba khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của Carpa.

From Carpa’s suppliers, service providers, partners, merchants, and third parties, including but not limited to surveys, social media, marketing, and other third parties in connection with Carpa’s business operations.

1. Từ các Bên thứ ba khác có quan hệ với Khách hàng, như cung cấp các biện pháp bảo đảm, đối tác, quản lý….

From third parties connected with the Customer, such as co-partners, co-directors, and co-shareholders……

1. Từ hoạt động phân tích Khách hàng khi Khách hàng sử dụng các Sản phẩm, dịch vụ của Carpa, bao gồm nhưng không giới hạn bán máy, cho thuê máy, cung cấp dịch vụ…..

From analyzing the Customer’s usage of Carpa’s products and services, including but not limited to sale of machines, rental machines, services provision , etc.

1. Thông qua các tập tin được tạo ra bởi trang mạng mà Khách hàng truy cập (cookie) hoặc các thiết bị/công cụ giám sát tương tự.

Via cookies or other similar tracking devices/tools.

1. Từ các các nguồn thông tin của bên thứ ba mà Khách hàng đồng ý thu thập hoặc những nguồn mà việc thu thập thông tin được pháp luật yêu cầu hoặc cho phép.

From third party sources, where the Customer has consented to the collection, or where collection is required or permitted by the law.

2.2. Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân Khách hàng:

   Purposes of customer personal data processing:

1. Để xác định danh tính và lý lịch Khách hàng; xác thực và định danh Khách hàng;

For identity and background establishment; authentication and identification of the Customer;

1. Để tiến hành kiểm tra với cơ quan đăng ký chống tin nhắn rác, thư điện tử rác, cuộc gọi rác hoặc cơ quan đăng ký khác (nếu có);

To conduct checks with the do not call or other registry (if any);

1. Để đánh giá và xử lý (các) đề nghị/yêu cầu của Khách hàng đối với bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào được Carpa cung cấp hoặc phân phối;

To assess and process the Customer’s application(s)/request(s) for any of the products or services offered or distributed by Carpa;

1. Để cân nhắc việc cung cấp hoặc tiếp tục cung cấp bất kỳ sản phẩm và dịch vụ nào của Carpa tới Khách hàng;

To consider whether to provide or continue to provide to the Customer any of Carpa’s products and services;

1. Để cải thiện chất lượng các sản phẩm, dịch vụ của Carpa (bao gồm việc đào tạo nhân sự của Carpa);

To improve the quality of Carpa’s products and services (including Carpa’s personnel training);

1. Để thực hiện và tuân thủ các thoả thuận, hợp đồng giữa Carpa với các bên khác;

To undertake and comply with contractual arrangements between Carpa and other parties;

1. Để cải thiện, tăng cường các sản phẩm và dịch vụ bao gồm cả các dịch vụ trực tuyến của Carpa nhằm mục tiêu phục vụ Khách hàng tốt hơn;

To improve and enhance Carpa’s products and services, including online services, in order to better serve the Customer;

1. Để phản hồi các câu hỏi và khiếu nại của Khách hàng và để phục vụ cho việc giải quyết các tranh chấp, khiếu nại phát sinh liên quan;

To respond to the Customer’s questions and complaints and to resolve arising disputes and complaints;

1. Để tiến hành nghiên cứu thị trường, khảo sát và phân tích dữ liệu liên quan đến bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào do Carpa cung cấp có thể liên quan tới Khách hàng;

To conduct market research, surveys, and data analysis related to any service or product provided by Carpa which may be relevant to the Customer;

1. Để cung cấp thông tin, đề nghị giao dịch và tiến hành tiếp thị và khuyến mại tới Khách hàng liên quan đến bất kỳ sản phẩm, dịch vụ do Carpa hoặc các đối tác của Carpa cung cấp cho Khách hàng mà Khách hàng có thể quan tâm;

To provide information, to offer, and to conduct marketing and promotion to the Customer related to any products and services provided by Carap and Carpa’s business partners which may be of interest to the Customer;

1. Để bảo vệ hoặc thực hiện các quyền của Carpa (nếu có);

To protect or enforce Carpa’s rights (if any);

1. Để cung cấp thông tin cho các bên cung cấp dịch vụ/các đối tác của Carpa có liên quan đến việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho Khách hàng;

To provide information to service providers/partners of Carpa related to the provision of products and services to the Customer;

1. Phục vụ cho việc cung cấp, vận hành, xử lý và quản lý của Carpa đối với các sản phẩm và dịch vụ cho Khách hàng, và để phục vụ các mục đích khác mà Carpa cho là phù hợp tại từng thời điểm; và/hoặc;

For the provision, operation, processing, and administration of products and services to the Customer, and to serve other purposes that Carpa deem appropriate in each period;

1. Cho bất kỳ mục đích nào khác được yêu cầu hoặc cho phép bởi quy định pháp luật.

For any other purpose that is required or permitted by provisions of the law.

2.3. Loại dữ liệu cá nhân

Types of data:

Loại dữ liệu cá nhân được sử dụng liên quan tới mục đích xử lý tại Điều này là Dữ liệu cá nhân cơ bản.

To provide banking and financial products and services to the Customer, the Customer hereby agrees that Carpa shall collect and process the Customer’s personal data, which is: General personal data.

2.4. Cách thức xử lý dữ liệu cá nhân Khách hàng:

Customer personal data processing methods:

2. Carpa và/hoặc các Bên liên quan có xử lý dữ liệu cá nhân theo sự đồng ý của Khách hàng sẽ thực hiện các hoạt động thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu cá nhân hoặc các hành động khác có liên quan theo quy định pháp luật nhằm thực hiện các mục đích theo quy định tại khoản 2.2 bên trên.

Carpa and/or related Parties that engage in data processing as consented by the Customer shall collect, record, analyze, confirm, store, alter, use, disclose, combine, access, trace, retrieve, encrypt, decrypt, copy, share, transmit, provide, transfer, delete, destroy or conduct any other relevant activities on personal data which are in accordance with the law for the purposes specified in Clause 2.2.

2. Khách hàng đồng ý rằng trong quá trình Khách hàng giao dịch tại các địa điểm kinh doanh của Carpa và/hoặc thông qua các kênh liên lạc khác như đường dây nóng (hotline) của Carpa, trao đổi trên các ứng dụng ngân hàng điện tử, Carpa sẽ ghi lại hình ảnh và/hoặc giọng nói của Khách hàng nhằm thực hiện các mục đích theo quy định tại khoản 2.2 bên trên.

The Customer agrees that during transactions at Carpa’s business locations and/or through other communication channels such as Carpa’s hotline and e-banking applications, Carpa shall record the image and/or voice of the Customer for the purposes specified in Clause 2.2.

2.5. Các chủ thể (tổ chức, cá nhân) liên quan đến mục đích xử lý dữ liệu cá nhân Khách hàng

 Subjects (organizations, individuals) involved in Customer personal data processing:

1. Cán bộ nhân viên của Carpa:

Carpa’s personnel;

1. Các công ty và/hoặc các tổ chức đóng vai trò là các bên cung cấp, đối tác, đại lý của Carpa, bao gồm nhưng không giới hạn ở các siêu thị, đại lý, partner và/hoặc các tổ chức khác khác có liên quan đến, hoặc để hỗ trợ, cho việc vận hành hoạt động kinh doanh của Carpa;

Companies and/or organizations that act as Carpa’s suppliers, partners, agents and/or professional advisers, including but not limited to supermarkets, agencies, partners, and/or other services in connection with, or to support, Carpa’s business operation;

2.6.  Hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra

Undesirable consequences and damage that may occur

Trong quá trình xử lý dữ liệu, Carpa luôn cố gắng tuân thủ các quy định pháp luật, đảm bảo các hàng rào bảo mật, áp dụng các biện pháp đảm bảo an toàn hệ thống thông tin hết mức có thể nhằm bảo mật dữ liệu cá nhân của Khách hàng ở mức cao nhất. Tuy nhiên, vì lý do kỹ thuật hoặc các lý do khác nằm ngoài sự kiểm soát của Carpa, việc thất thoát dữ liệu, rò rỉ thông tin vẫn có thể xảy ra và gây nên các hậu quả, thiệt hại không muốn đối với Khách hàng và/hoặc Carpa. Trong trường hợp này, Carpa sẽ cố gắng hết mức có thể để sửa chữa và củng cố hàng rào bảo mật, giảm thiểu thiệt hại phát sinh cho Khách hàng.

 During data processing, Carpa ensures strict legal compliance and data security and takes strict measures to ensure information system safety in order to protect the Customer’s personal data at the highest level. However, data loss and information leakage may still occur due to technical reasons or other objective/unforeseen circumstances that are beyond Carpa’s control. In this case, Carpa shall make its best efforts to repair and strengthen its data security system, reduce the consequences incurred, and compensate the Customer for the actual damage caused by the loss/leakage.

2.7.  Thời gian xử lý dữ liệu cá nhân Khách hàng:

Customer personal data processing time:

Carpa sẽ thực hiện quá trình xử lý dữ liệu cá nhân Khách hàng ngay khi Khách hàng bắt đầu cung cấp dữ liệu cá nhân của Khách hàng cho Carpa. Quá trình xử lý dữ liệu kết thúc khi Carpa không còn lưu trữ bất kỳ dữ liệu cá nhân nào của Khách hàng phù hợp theo quy định Carpa và theo quy định pháp luật.

Carpa shall conduct Customer personal data processing upon the provision of the Customer’s personal data. Data processing shall end when Carpa no longer stores any personal data of the Customer, according to the agreements with the Customer, Carpa’s regulations, and the law.

2.8. Tiết lộ

Disclosure

Carpa không thực hiện tiết lộ dữ liệu cá nhân của Khách hàng cho bất kỳ bên nào khác, ngoại trừ các trường hợp sau đây:

Carpa will not disclose the Customer’s personal data to any other party except:

1. Theo các trường hợp được quy định tại Thông báo này.

Cases specified in this Notice.

1. Khi Carpa được yêu cầu hoặc được phép tiết lộ theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo quy định của pháp luật.

When Carpa is required or permitted to do so by the competent state authorities and the law;

1. Khi Carpa chuyển giao quyền và nghĩa vụ theo các Hợp đồng mua bán, dịch vụ.

When Carpa transfers rights and obligations under the Sale and Services Contracts.

1. Khi Carpa thực hiện các nghĩa vụ với bất kỳ cơ quan quản lý liên quan.

 When Carpa is required to meet its obligations to any relevant regulatory authority.

Điều 3. Điều khoản thi hành

Article 3. Enforcement provisions

3.1. Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân này là một phần đính kèm, không tách rời của các Hợp đồng mua bán, dịch vụ đã được giao kết giữa Carpa với Khách hàng ký kết.

The Notice of Personal Data Processing is attached to and is an integral part of the Sale and Service Contracts signed between Carpa and the Customer.

3.2. Thông báo này được lập song ngữ bằng tiếng Anh và tiếng Việt, trường hợp có sự mẫu thuẫn giữa tiếng Anh và tiếng Việt thì tiếng Việt ưu tiên áp dụng.

The Notice of Personal Data Processing is prepared in English and Vietnamese. In case of any discrepancies between the English and Vietnamese versions, the Vietnamese version shall prevail.

Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, quý khách vui lòng liên hệ tới số Hotline của bộ phận nhân sự công ty chúng tôi: 02466868908

In case the customer has any questions regarding the Protection and Processing of Personal Data, please contact the following information: 02466868908 (Contact the HR department).